Software für Haushaltshilfe, Betreuung & Alltagsbegleitung

Die Software, die aus Ihrem Arbeitsalltag entstanden ist.

Aus der Praxis, für die Praxis.

Planung, Abrechnung, Kommunikation, KI und Verwaltung in einer einzigen Plattform. Empathiesolutions wurde gemeinsam mit echten Haushaltshilfe- und Betreuungsdiensten entwickelt: schnell, individuell und vollständig auf Ihren Betrieb anpassbar.

Rechnungsläufe in Minuten statt Tagen
Datenübernahme aus bestehenden Systemen: Ihr Betrieb startet nicht bei null
Kennzahlen ohne Ladebalken und Wartezeiten

Live-Demo vereinbaren Einen Monat kostenlos testen

Der Weg des Geldes

01Leistung digital dokumentieren
02Unterschrift des Klienten prüfen
03Rechnung oder Sammelrechnung erzeugen
04Zahlungen per Kontoauszug abgleichen

Acht Schritte, ein System

Hosting in Frankfurt DSGVO-konform DATEV-Export inklusive KI-Assistent für Büro und Mitarbeiter Datenmigration ohne Neustart

Echte Ansichten

So sieht das im Alltag aus.

Telefon-AnsichtDas ist die App fürs Telefon, für unterwegs. Am Rechner arbeiten Sie in der vollständigen Fassung mit allen Listen, Plänen und Auswertungen.

Dashboard in der Software — **Dashboard**Wo der Betrieb gerade steht: offene Rechnungen, fehlende Stundenzettel, Geburtstage, Stunden je Tag.

Tourenplanung in der Software — **Tourenplanung**Die sparsamste Route je Mitarbeiter, gerechnet mit echten Fahrzeiten ab Wohnort, nicht mit Luftlinie.Einsätze als AgendaWer heute bei wem ist, Tag für Tag untereinander, mit Status je Einsatz.

Einsätze in der Woche in der Software — **Einsätze in der Woche**Wer ist wann bei wem. Farbe je Mitarbeiter, daneben Geplant, Ist und Soll je Person.AbrechnungFakturiert, bezahlt und offen auf einen Blick, Grundlage für den DTA-Versand.

Abrechnung in der Software — **Abrechnung**Fakturiert, bezahlt, offen auf einen Blick. Rechnungen nach SGB XI und XII, Grundlage für den DTA-Versand.AuswertungenArbeitsstunden, gefahrene Kilometer, Auslastung und Abwesenheiten je Monat.

KI und Handbuch in der Software — **KI und Handbuch**Der Assistent kennt das komplette Handbuch und antwortet mit den Schritten, die im Programm gelten.

Alle Aufnahmen stammen aus einem Demo-Betrieb, die Personen und Zahlen darin sind erfunden.

Woran es hakt

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Alltag vieler Dienste besteht aus Umwegen: zu viele Programme, zu viele offene Fragen, zu wenig Zeit.

Genau dafür wurde Empathiesolutions gebaut.

Drei verschiedene Programme gleichzeitig geöffnet
Rechnungen dauern mehrere Tage
Mitarbeiter rufen ständig wegen derselben Fragen an
Zahlen laden langsam oder sind nicht aktuell
Der Wechsel zu neuer Software erscheint unmöglich

Eine Plattform

Sie öffnen nicht mehr fünf Programme. Sie arbeiten in einem System.

Dienst- & Einsatzplanung

Kalender, wiederkehrende Einsätze und Vertretungen auf einen Blick.

Klienten & Mitarbeiter

Alle Stammdaten, Verträge und Historien an einem Ort.

Rechnungen & Sammelabrechnungen

Rechnungsläufe in Minuten, einzeln oder gesammelt.

SEPA & Bankabgleich

Lastschrift und Kontoauszug-Import gleichen Zahlungen automatisch ab.

Automatisiertes Mahnwesen

Drei Stufen mit eigenen Texten, offene Beträge im Griff.

DATEV-Übergabe

Saubere Übergabe an den Steuerberater, ohne Zettelwirtschaft.

E-Mail im System

Der Posteingang liegt direkt neben Klientenakte und Rechnung.

Nachrichten & Team-Chats

Büro und Team kommunizieren in der Plattform.

Mitarbeiter-App

Mit Unterschrift des Klienten direkt am Handy.

Fahrtenbuch & Dienstwagen

1-%-Methode und Fahrten sauber dokumentiert.

Dokumente, Verträge & Aufgaben

Ablage, Fristen und To-dos im selben System.

Pflegebudgets automatisch

§45a/§45b und Verhinderungspflege werden mitgerechnet.

Auswertungen & Kennzahlen

Umsatz, Auslastung und Entwicklung ohne Wartezeit.

KI-Assistent

Mit Produkthandbuch und dokumentierten Abläufen verbunden.

Kommunikation

Ihr Team, immer verbunden

01Mitarbeiter-App für iPhone und iPad. Aus dem Apple App Store, auf dem eigenen Handy, mit Push-Benachrichtigungen. Für Android demnächst verfügbar.
02Nachrichten und Team-Chats. Büro und Team schreiben dort, wo auch geplant und abgerechnet wird.
03E-Mail-Posteingang im System. Kein Wechsel mehr zwischen Mailprogramm und Verwaltung.
04Unterschrift beim Klienten. Direkt am Handy unterschreiben, der Nachweis ist sofort im System.

White-Label

Ihre Plattform trägt Ihre Marke

Eigenes Logo Eigene Unternehmensfarben Eigene Web-Adresse Individuelles App-Icon Rollen & Ansichten nach Aufgabenbereich

Ihre Mitarbeiter arbeiten in Ihrer digitalen Umgebung, nicht in einer fremden Markenwelt.

Datenübernahme

Wechseln, ohne wieder bei null anzufangen

Bestehende Daten können innerhalb weniger Minuten übernommen werden, abhängig von Datenumfang, Exportformat und Datenqualität.

Ihre bisherige Unternehmensgeschichte bleibt erhalten und wird in den Auswertungen weitergeführt.

Kostenlosen Migrationstest anfragen →

Was übernommen wird

01Klienten- und Mitarbeiterstammdaten
02Bestehende Rechnungsnummernkreise
03Umsatzhistorien
04Vergangene Rechnungen und offene Forderungen
05Budgets und Kostenträger
06Statistiken und Auswertungen
07Dokumente

Anonymisierte Fallstudie

Von der bisherigen Branchenlösung zu Empathiesolutions

Ein Betreuungsdienst mit über 50 Mitarbeitern wurde vollständig migriert, inklusive historischer Rechnungen, fortlaufender Rechnungsnummern und aller Umsatzstatistiken.

Technische Datenübernahme in wenigen Minuten
Rechnungsnummern liefen fortlaufend weiter
Die Unternehmenshistorie lief ohne Neustart weiter

50+ Mitarbeitende migriert

ohne Betriebsunterbrechung übernommen.

100% Historie erhalten

Nummern, Umsätze und Auswertungen liefen nahtlos weiter.

KI-Assistent

Die KI, die Ihre Software und Ihr Handbuch kennt.

Kein allgemeiner Chatbot, sondern ein direkt in die Plattform integrierter Assistent, verbunden mit dem vollständigen Produkthandbuch und den dokumentierten Abläufen von Empathiesolutions.

Für Mitarbeiter

Wie verschiebe ich einen Klienten?

Wo unterschreibt der Kunde?

Wie trage ich eine Abwesenheit ein?

Für Verwaltung

Wie erstelle ich eine Sammelrechnung?

Warum kann diese Rechnung noch nicht versendet werden?

Wie richte ich einen Kostenträger ein?

Beispiel aus der Verwaltung

Was gesendet wird

Ihre Frage
Das offizielle Handbuch

Was nicht gesendet wird

Klienten- und Mitarbeiterdaten
Einsätze und Leistungsnachweise
Rechnungen und Kassendaten
Namen, sie werden vor dem Versand durch „[Name]" ersetzt

Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO in Europa. Kein Training mit Kundendaten.

Weniger Rückfragen. Schnellere Einarbeitung. Weniger Supportaufwand.

Der Weg des Geldes

Vom Einsatz bis zum Zahlungseingang

Schritt 1

Leistung digital dokumentieren

Schritt 2

Unterschrift des Klienten prüfen

Schritt 3

Rechnung oder Sammelrechnung erzeugen

Schritt 4

Versandweg je Kostenträger voreinstellen (E-Mail / PDF / Druck)

Schritt 5

Zahlungen per Kontoauszug abgleichen

Schritt 6

Offene Beträge automatisch erkennen

Schritt 7

Mahnstufen 1 bis 3 mit eigenen Texten auslösen

Schritt 8

Übergabe an DATEV bzw. den Steuerberater

Für jeden Kostenträger lässt sich hinterlegen, wie Abrechnungen erstellt und übermittelt werden.

Sicherheit & Verlässlichkeit

Ihre Daten. In sicheren Händen.

Hosting in Frankfurt

Server in Deutschland, keine Drittlandübertragung, volle Datensouveränität.

DSGVO-konform

Datenschutz nach europäischem Recht, AVV inklusive.

Rollen & Rechte

Rechtesystem bis auf Bereichs-Ebene: jeder sieht nur, was er braucht.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zusätzlicher Schutz für jeden Zugang.

Lückenlose Protokollierung

Nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.

Tägliche Datensicherung

Automatische Backups, jeden Tag.

Sie haben noch keinen Betrieb?

Diese Software gibt es auch als Teil einer Lizenz.

Wer im Saarland oder in der Umgebung einen eigenen Standort für Haushaltshilfe und Alltagsbegleitung aufbauen möchte, kann das über die Lizenz von Empathieprojekt tun. Diese Plattform ist dort ohne Zusatzgebühr enthalten, zusammen mit einem erprobten Geschäftsmodell und Begleitung von der Beratung bis zum laufenden Betrieb.

Betrieben wird das Lizenzsystem von der Marke Empathieprojekt, nicht von Empathiesolutions. Alles dazu, auch die Gebühren und die freien Regionen, steht dort.

Standort gründen bei Empathieprojekt →

Preise

Fair. Transparent.

Netto zzgl. USt., Brutto in Klammern. Staffelung nach aktiven Rechnungsklienten.

Basic

Solide & schlicht

ab 90 € pro Monat, netto

bis 30 Klienten90 € (107,10 €)
bis 75 Klienten140 € (166,60 €)
bis 150 Klienten200 € (238,00 €)
bis 250 Klienten290 € (345,10 €)
bis 400 Klienten450 € (535,50 €)
mehr als 400 Klientenauf Anfrage

Laufzeiten

Monatlich kündbar, ein Jahr minus 5 Prozent, zwei Jahre minus 10 Prozent.

Berechnet werden aktive Rechnungsklienten, nicht sämtliche archivierten Datensätze.

Keine Einrichtungspauschale

Die Einrichtung in Eigenregie ist kostenfrei, geführte Erste-Schritte-Hilfe inklusive. Optional buchbar: begleitetes Onboarding mit persönlicher Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem und Schulung, einmalig 990 € netto je Standort.

Einen Monat kostenlos testen

Ohne Zahlungsdaten. Aus dem Test wird nie ungefragt ein Vertrag.

Jetzt Test starten →

Onboarding

Daten in Minuten. Sicher im Betrieb.

Technischer Wechsel

Import, Zuordnung und Vorbereitung der Bestandsdaten in Minuten, abhängig von Datenumfang, Exportformat und Datenqualität.

Geführte Ersteinrichtung

Die Software führt Schritt für Schritt durch die Pflichtangaben: Unternehmensdaten, IK-Nummer, Steuerdaten, Bankverbindung, Rechnungsnummernkreis, Kostenträger. Fehlende Pflichtangaben werden automatisch erkannt und verständlich angezeigt.

Wir sind schnell und lassen Sie trotzdem nicht allein.

Sie kümmern sich um Menschen. Wir kümmern uns um den Rest.

Live-Demo vereinbaren 06831 / 166 70 37

info@empathiesolutions.de